6 Secretos para retrospectivas exitosas

Este post es un relato de la presentación realizada en el Scrum Gathering Brasil.Esta presentación fue hecha por Boris Gloger, un alemán muy famoso en la escena de scrum y responsable de la formación de muchos CSM en Brasil. Él dispensa presentaciones, excelente contenido, algunas cosas divertidas y con óptimos slides, vale la pena la conferencia!

Pasó a través de varios aspectos importantes en una retrospectiva. Fue una presentación que exploró bien este asunto importante para que el equipo evolucione, aunque no es una cuestión siempre valorada.

¿Qué es retrospectiva?

Retrospectiva es el proceso de aprender del pasado para el futuro. Las retrospectivas no formaban parte de Scrum en su principio, pero en 2004 se convirtió en una práctica. Varios profesionales tienen este tipo de procedimiento, después de una acción: los bomberos hacen "Ater Action Review", los militares hacen "debriefing", para nombrar unos pocos ejemplos.

Cuando no se está usando scrum correctamente o cuando no se tiene tiempo suficiente, lo primero que se deja de hacer son las retrospectivas. Pero esta sesion es fundamental para la mejora. En la anterior conferencia, Rodrigo de Toledo, también concordaba con esto, dijo que si tuviera que elegir lo mínimo que un proceso de desarrollo debe tener, sería el hecho de ser iterativo y hacer retrospectivas.

Una objeción común a estas reuniones de retrospectiva es que estamos muy bien, no necesitamos mejorar. Pero, en realidad, en las retrosectivas debemos encontrar qué hacer para no dejar que sean molestas, para que no paren y seguir haciendo bien las cosas. Es una buena oportunidad para pensar en cual es nuestro siguiente paso importante, para dónde vamos.

¿Qué es el aprendizaje?

Antes de continuar, Boris conceptualizó lo que es el aprendizaje. Y planteó las siguientes cuestiones:

¿Por qué los adultos dejan de aprender? Los niños todavía aprenden, es divertido para ellos. Un buen ejemplo para ello es el secreto de la gravedad. Cuando el niño está jugando insistentemente deja caer una cuchara al suelo, él está aprendiendo lo que es la gravedad. En primer lugar, los niños aprenden de la repetición.

Luego, aprende con la decepción de las expectativas. Y esto sucede con los globos de gas. Los niños liberan los globos pensando que va a suceder lo mismo que ocurrió con la cuchara, pero no! El globo va para arriba! Cuando nos sentimos decepcionados, aprendemos. Cuando somos adultos, en lugar de decepcionarnos, culpamos al ambiente, a los demás y dejamos de aprender.

Es importante que las personas tengan seguridad psicológica para tener una buena retrospectiva. Es preciso que las personas correctas estén presentes, sin enemigos, para crear un ambiente de seguridad psicológica. Cuando las personas tienen metas altas y seguridad psicológica ellas se encuentran en una zona de aprendizaje. Si tuvieran metas altas y baja seguridad psicológica están ansiosas. Y con alta seguridad y bajas metas lo que tenemos es una zona de confort.

¡Llama al médico!

La retrospectiva es como un diagnóstico. Usamos una herramienta para examinar lo que el paciente tiene. Una madre al ver que su hijo está resfriado, a menudo más allá del diagnóstico, reta al niño por haber caminado descalzo, haber tomado cosas frías y no haber oído lo que ella decía. Ella hace el diagnóstico y el reto. En la retrospectiva, nos tenemos que comportar como un médico, imparcial, haciendo el diagnóstico y queriendo saber lo que pasa. La mejor herramienta para la retrospectiva es el propio equipo charlando, sentados juntos y viendo cómo se puede mejorar.

¿Cómo ejecutar una retrospectiva?

Contar historias. Usar cuentos para transmitir los acontecimientos del pasado para el futuro. El equipo debe contar historias para el propio equipo. Contando "casos" del pasado para garantizar que el mensaje se transmita.

Tengamos cuidado. Los adultos comenzamos a culpar a las personas. El facilitador de la revisión debería garantizar que el equipo entiende que no es encontrar culpables. Un libro excelente sobre el tema es Project Retrospectives. Independientemente de lo que se descubrió, nosotros debemos comprender y, realmente creer que todos hicimos el mejor trabajo que podíamos, dado lo que sabíamos en el momento, de acuerdo con nuestros conocimientos y habilidades.

Contemos historias Observemos y recojamos hechos del pasado:

  • Hagamos un timeline de lo que sucedió en el sprint, enumerando hechos importantes.
  • Recojamos artefactos del pasado.
  • O hagamos algún tipo de juego, que toque el tema de lo que pasó.

¿Qué salió bien? (¿What Went Well?)

No sólo es para ver lo que estaba mal en el pasado, también es para ver lo que queremos mantener. Como los facilitadores, debemos hacer que el grupo mire al pasado y vea lo que quiere conservar.

¿Qué queremos cambiar para el futuro?

Después de lo que fue bien, vamos a centrarnos en el futuro. Tomemos todas las ideas que el equipo tiene para mejorar. Luego, dividamos las ideas entre responsabilidades equipo/scrum master y dueño del producto/empresa. Ordenemos estas ideas de las más importantes hasta las menos importantes. Es muy recomendable trazar un plan de acción.

La planificación del sprint es un buen punto de partida para las ideas de mejoras del equipo. Entonces ¿las mejoras van siempre al backlog? No! El equipo decide! El equipo hará lo que piensa que es correcto.

Pero, ¿qué será mejorado? ¿Quién define? El equipo mejora lo que ellos quieran mejorar.

Pero y si la mejora que creamos impacta en alguien más? ¿qué hacemos? Conversemos!

Resumiendo lo que debe tener una retrospectiva

  • Crear seguridad para el equipo
  • Contar una historia sobre lo que sucedió
  • ¿Lo qué fue bien?
  • ¿Lo qué fue mal? Dividido entre empresa y equipo.
  • Prioricemos lo que se hará y hagamos algo concreto y medible

Muchos hacen la retrospectiva fuera de la empresa, esto no es esencial, mas no lo haga en el mismo lugar de trabajo del equipo. Y no deje que la retrospectiva dure mucho, debe durar menos de 90 minutos. Si desea sesiones mayores, es importante prepararlas muy bien.

¿Quién participa de la retrospectiva? Quien el equipo desee. Si vemos que una retrospectiva no va bien, veamos si no tiene gente de fuera del proyecto, muy posiblemente no le está haciendo bien.

Y, finalmente, el Scrum Master debe actuar, tiene que hacer que las cosas ocurran. El Scrum Master debe actuar si ve que algo no está bien.

En conclusión ...

Una retrospectiva debe ser divertida. Cambiemos, innovemos, cambie de ubicación. Tiene que ser algo divertido! Estemos atentos porque muchas veces las personas están asustadas en culturas que las dejan aprender.

Basado en 6 Segredos para Executar Retrospectivas de Sucesso
 
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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana cada uno. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea, e intercambiamos las ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"

Bernard Shaw