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La comunicación en los proyectos ágiles

chatLa comunicación es uno de los valores fundamentales en Ágil... aunque para ser más precisos deberíamos decir que la comunicación efectiva es la crítica para el éxito de Ágil. ¿Qué es la comunicación? En Ágil, la comunicación es el acto de transmitir información entre individuos. ¿Por qué vale la pena discutir sobre la comunicación? Porque la necesidad de comunicarnos de forma efectiva está siempre presente en el desarrollo de software, las operaciones y el soporte. Los desarrolladores y los usuarios tienen que comunicarse. Los desarrolladores y la gente de otras áreas tienen que comunicarse. Los desarrolladores y la gerencia tienen que comunicarse. Los desarrollador y... bueno, se hacen a la idea.

A continuación Scott Ambler explora los temas relacionados con la comunicación, haciendo énfasis en los distintos canales de comunicación que podemos usar.

¿Cómo nos comunicamos?

En Agile Software Development Alistar Cockburn describe varios modelos de comunicación que las personas eligen usar cuando trabajan juntas. La siguiente imagen, adaptada de este libro, muestra un gráfico comparando la efectividad de estos modos de comunicación con la riqueza del canal de comunicación empleado. Los dos arcos son interesantes: el de la izquierda muestra opciones de comunicación cuando estamos documentando (el "papel" incluye medios electrónicos como HTML que podría imprimirse en papel), el de la derecha muestra otras opciones de comunicación que podemos usar al modelar el producto. Estos valores relativos de las opciones por supuesto que son dependientes de la situación - quizás una conversación por video (la conocida videoconferencia) sea más efectiva que hacerlo cara-a-cara con una persona específica, mientras que con otra persona sea justo al revés.

modelos-de-comunicacion

Cockburn nos dice que la comunicación más efectiva ocurre persona-a-persona, cara-a-cara, en particular cuando esta comunicación se hace junto a algún medio de modelado compartido, como ser un pizarrón, hojas de papel o similar. A medida que nos alejamos de esta situación, quizás quitando este medio compartido o dejando de estar cara-a-cara con la persona, experimentamos una caída en la efectividad de la comunicación. A medida que enfriamos la riqueza del canal de comunicación perdemos proximidad física y toda la información consciente e inconsciente que nos brinda esta proximidad. También perdemos los beneficios de tener múltiples modalidades, la habilidad de comunicar usando otras técnicas además de las palabras, como los gestos y las expresiones faciales. Perdemos la posibilidad de hacer cambios en la voz, el timbre, el momento: las personas no se comunican sólo con palabras, sino en cómo dicen estas palabras. Cockburn señala que el orador puede enfatizar lo que dice, cambiando así la forma de comunicar, hablando más rápido, más despacio, haciendo pausas o cambiando el tono. Por último, se pierde la capacidad de responder preguntas en tiempo real (que es el punto que separa la curva de opciones de modelado de la curva de documentación), que son importantes porque permiten descubrir qué tan bien están comprendiendo las personas la información.

Algunas consecuencias:

  1. Siempre usar la técnica de comunicación más efectiva que aplique a nuestra situación. Si estamos trabajando junto a alguien en la misma habitación, lo mejor es discutir cualquier tema cara-a-cara en un pizarrón, en vez de escribir un documento que eventualmente le daremos. Si estamos trabajando con alguien ubicado en otro lado, lo mejor sería hacer videoconferencias regulares, usar algún repositorio de información compartido, y usar el e-mail con regularidad - también sería muy buena idea poder juntarse cara-a-cara con esta persona de vez en cuando. 
  2. Estar preparado para variar el enfoque durante el proyecto. La dinámica del equipo va a cambiar durante el proyecto, por lo cual la estrategia de comunicación que funcionó hasta ayer podría no funcionar hoy. Quizás esa conferencia telefónica diaria que empezamos hace tres meses para solucionar problemas de comunicación entre los miembros distribuidos del equipo ya no sea un problema ahora que las personas se conocen y están usando una wiki y algún software de chat, y se llaman cuando lo necesitan. Es decir, debemos revisar regularmente las formas en las que nos comunicamos, y un buen momento es hacerlo al terminar cada iteración durante un proceso de retrospectiva. 

Factores para una comunicación efectiva

Hay varios factores que influyen en una comunicación efectiva, incluyendo:

  1. Proximidad física. Mientras más cerca están las personas, mayor es la oportunidad para comunicarse. En un extreme tenemos a dos personas trabajando lado-a-lado con programación de a pares en una misma computadora; en el otro extremo tenemos a dos personas ubicadas en edificios distintos.
  2. Proximidad temporal. Otra cosa que afecta la comunicación es si las personas están trabajando en el mismo momento. Quizás tengamos compañeros separados por varios usos horarios (bastante común cuando se realiza outsourcing del desarrollo a empresas que están ubicadas en otros países), o algo tan simple como agendas personales diferentes.
  3. Amigabilidad. Cockburn dice que la amigabilidad, las ganas que tiene alguien de escuchar las ideas de otra persona con buena intención y hablar sin maldad, es un factor importante para el éxito. Mientras más amigable sean las personas, mayor será la cantidad y calidad de informaci´no que se comunique, y se ocultarán menos cosas. La amigabilidad está relacionada con la confianza que se tienen las personas entre si, y el sentido de comunicación que comparten. 

[inset side="right" title="Juntos"]Los equipos que trabajan de a pares permanecen juntos.[/inset]

Cuando las personas trabajan juntas, tanto en el espacio físico como el temporal, existe la posibilidad para que aparezca la comunicación por ósmosis - información indirecta que se transfiere por escuchar conversaciones o simplemente por estar atentos a lo que ocurre alrededor. La comunicación por ósmosis puede resultar beneficiosa, escuchando información valiosa como saber que alguien terminó una tarea, que algo no funciona como se espera, o incluso que se quiere cancelar el proyecto. La comunicación por ósmosis también puede resultar dañina, en particular si hay otro grupo de personas que es cruel, o si tomamos rumores como ciertos.

La comunicación efectiva

¿Cuándo la comunicación es más efectiva? Cuando las personas están dispuestas a trabajar juntas y hacer lo que sea necesario para terminar el trabajo. Es por esto la importancia del principio de Comunicación Abierta y Honesta de Ágil, porque si no confiamos en la información que recibimos (o en las personas que la proveen), entonces perderemos el objetivo de comunicación efectiva. El concepto de "todos podemos aprender de cualquier otra persona" es crítico para el éxito, porque nos abre las puertas para comunicarnos - quien realmente cree poder aprender algo de la persona que está comunicándose es mucho más receptiva que alguien que cree lo contrario. En Ágil, este principio tiene sus raíces en el valor de la Humildad, un valor que una y otra vez prueba ser crítico para los desarrolladores.

Traducido de Communication on Agile software projects, por Scott Ambler.
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Bernard Shaw