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La legibilidad y el Marcador Negro

marcadorEl blog Visual Management for Agile Teams discute la importancia de la usabilidad y los buenos diseños estéticos al momento de armar los tableros de Scrum/Kanban. Se los recomiendo ampliamente, tiene muchísimas notas interesantes siempre acompañadas de fotos e imágenes. Les dejo a continuación una nota sobre la legibilidad de lo que escribimos en los tableros, para aplicar cuando tengamos que crear los post-it para nuestras tareas.

Legibilidad

La legibilidad se defino como "qué tan facil de leer es algo". Hay dos significados de esto, como en "una escritura legible" o un "libro legible". En este caso nos vamos a enfocar en la primera definición, ya que aplica para la siguiente pregunta: ¿qué tan facil de leer son las tareas de nuestros tableros de Scrum o Kanban?

ejemplos de post-it

La legibilidad siempre será algo subjetivo: lo que podría ser perfectamente legible para mi, podría resultar inentendible para otro. Sin embargo, vamos a acordar un criterio de aceptación general de legibilidad. Propongo lo siguiente: 

Las tareas deben ser fáciles de leer y comprender para una persona con visión normal a una distancia de dos metros.

¿Por qué dos metros? Porque es la distancia máxima razonable a la que se encontrará la gente al hacer la reunión diaria frente al tablero, o cuando pasa cerca de él.

Para lograr esto, debemos seguir las siguientes reglas: 

  1. Poca cantidad de texto: las tareas no deberían tener más de 10 palabras.
  2. Si están escritas a mano, el texto debe ser grande, grueso y en letras mayúsculas de imprenta.

Evitar la documentación

Las tareas no deberían tener más de 10 palabras porque intentar meter más texto en un post-it de 3x3 pulgadas (76x76mm) nos forzará a escribir demasiado pequeño, y queremos evitarlo. Pero también hay otro motivo. No deberíamos necesitar escribir mucho texto si comprendemos la naturaleza de la tarea y como usarla en el proceso. Las tareas son punteros al trabajo que debemos realizar. Recordatorios. Y no un análisis completo o descripción de lo que hay que hacer. El objetivo de la tarea es reprensentar una unidad de trabajo. Los detalles del trabajo deberían estar en la cabeza las personas, ya refinado y definido por las conversaciones con otros miembros del equipo. Debemos evitar documentar las tareas en los post-it lo más posible. También debemos evitar usar los post-it como "entregables de documentación" entre los miembros del equipo.

El motivo para usar letras gruesas es mejorar la legibilidad del texto. Las letras en negrita son necesarias por la distancia desde las que queremos poder leerlas, y por el tamaño que usaremos. Si usamos una lapicera para escribir 10 palabras con letras grandes en un post-it común, vamos a terminar con letras que son muy finitias y desproporcionadas. Lo más probable es que las personas terminen escribiendo 10 palabras con letras muy pequeñas, que resultarán ilegibles a la distancia.

El motivo para usar letras mayúsculas de imprenta es que la mayoría de las personas tiene una letra manuscrita mala. Esto hace que las tareas sean difíciles de leer incluso aunque sean sólo 10 palabras en letras grandes. Acá no estamos para descifrar la recete de un médico, gracias. Vean los ejemplos anteriores.

La legibilidad crea transparencia y confianza

Que las tareas sean legibles es un paso fundamental para generar y sostener la transparencia y confianza que los tableros deben transmitir. Para lograr esto, el tablero tiene que invitar a ser leído. Debemos evitar los siguientes anti-patrones: 

  • Escritura difícil de leer.
  • Texto pequeño.
  • Texto escrito con lapicera o lápices.
  • Texto escrito con marcadores de colores.
  • Texto escrito con marcadores de pizarra o secos.

Leerlo desde el escritorio

Si las tareas se pueden leer desde los dos metros sin ningún esfuerzo, seguramente también serán legibles desde 5 ó 6 metros. Si el tablero está ubicado en la zona de trabajo, es probable que los puestos de trabajo estén cerca. Esto significa que los miembros del equipo podrían leer las tareas desde sus escritorios, lo que es deseable. Por ejemplo, en la foto siguiente, la mayoría de los escritorios están ubicados a una distancia desde la que pueden leer el tablero.

equipo de trabajo cerca del tablero

El marcador negro

Lo único que necesitamos es un marcador permanente netro de punta redonda. Si lo cuidamos bien (lo tapamos al no usarlo y no apretamos mucho al escribir), va a vivir mucho más que nuestro proyecto. Además son baratos, y es razonable que cada miembro del equipo tengo su marcador.

Hay varias marcas en el mercado. Después de probar varias, mi recomendación es el Edding 3000. También resulta buenos sustituos el Sharpie Classic y el Artline 70N.

En todo caso, un buen marcador permanente debe ser: 

  • tinta negra, sólida.
  • la tinta se seca rápido.
  • la tinta no se "esparce" en el papel del post-it.
  • dura mucho.
  • la tapa se puede enganchar en la parte de atrás del marcador (para no perderla), y es facil de abrir y cerrar.
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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana cada uno. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea, e intercambiamos las ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"

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